Glossaire

L’assemblée générale ordinaire correspond à la réunion de l’ensemble des copropriétaires d’une résidence. Elle doit se tenir obligatoirement au moins une fois par an (généralement sur la même période). Le syndic organise et convoque l’ensemble des copropriétaires à l’assemblée générale par lettre recommandée avec A/R au moins 21 jours avant la tenue de celle-ci.

 L’assemblée générale ordinaire est l’occasion de faire le bilan de ce qui a été réalisé au cours de l’année, de débattre de questions relatives à la copropriété, de présenter le budget prévisionnel et les éventuels travaux à effectuer pour l’année à venir. L’ensemble de ces résolutions est inscrit à l’ordre du jour, document joint à la convocation en assemblée, et sont ensuite soumises au vote de l’assemblée.

Par opposition à l’assemblée générale ordinaire qui se tient une fois par an, l’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le syndic lorsqu’une question urgente doit être portée à connaissance de l’ensemble des copropriétaires, pour ensuite être débattue et votée (par exemple, des travaux à effectuer en urgence). Cela permet de prendre des décisions sans attendre la tenue de l’assemblée générale ordinaire.

Le règlement de copropriété définit, pour chaque lot, un nombre de tantièmes qui est calculé principalement en fonction de la surface et l’étage.

Certaines dépenses ne concernent pas tous les lots de l’immeuble (par exemple, les rez-de-chaussée n’ont pas l’usage de l’ascenseur). C’est pourquoi, le règlement de copropriété définit, en complément des tantièmes, des clés de répartition.

Le cahier des charges fixe l’objet des parties privatives et communes, ainsi que leur jouissance, conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Un carnet d’entretien doit obligatoirement être établie et tenu à jour par le syndic pour chaque copropriété. Celui-ci comprend :

• l’adresse de la copropriété ;
• l’identité du syndic en charge de sa gestion ;
• l’année de réalisation des travaux importants ;
• la référence de tout contrat d’assurance et d’entretien de la copropriété souscrit par le syndicat des copropriétaires, ainsi que leur date d’échéance.

Les appels de charges sont envoyés avant le début de chaque trimestre aux copropriétaires.

Généralement, ils représentent chacun 25% du budget prévisionnel adopté en assemblée générale. En fin d’année, les comptes sont clôturés. Dès que l’assemblée a approuvé les comptes, on procède à la régularisation des charges :

• Si les versements trimestriels ont été supérieurs aux dépenses réelles de l’année, le crédit viendra en déduction des appels de charges à venir ;
• Si les versements trimestriels ont été inférieurs aux dépenses réelles de l’année, le débit viendra en supplément des appels de charges à venir.

Le syndic est chargé d’établir un budget des dépenses courantes qu’il propose d’abord au conseil syndical. Le budget prévisionnel est ensuite soumis au vote lors de l’assemblée.

Ce budget est établi au regard des dépenses passées et de celles envisagées dans le courant de l’année en tenant compte de l’indexation des contrats existants. Ne sont pas compris dans le budget les travaux votés par l’assemblée générale et les travaux hors gestion courante dont le règlement est exigible selon les modalités fixées par l’assemblée générale. Le budget et ses annexes figurent au titre des documents qui doivent accompagner la convocation à l’assemblée générale.

Suite à l’approbations des comptes de l’exercice comptable, une régularisation est effectuée, que les dépenses soient supérieures ou inférieures au budget prévisionnel précédemment voté.

Il existe pour chaque copropriété un conseil syndical, composé de plusieurs copropriétaires qui ont été choisi et élus en assemblée générale. Son rôle consiste à assister le syndic et à donner son avis sur toute question relative à la copropriété. Il fait office de médiateur entre le syndic et l’ensemble des copropriétaires.

Le contrat de syndic est un acte juridique qui lie le syndic professionnel et le syndicat des copropriétaires (qui se compose de la totalité des copropriétaires). Il comporte l’ensemble des obligations et des dispositions qui s’imposent aux contractants. Une copropriété ne peut être liée qu’à un seul syndic et un seul contrat de syndic. Ce contrat est fixé pour une durée d’un an minimum et de trois ans maximum ; il peut être renouvelé ou prendre fin suite au vote de l’assemblée générale.

Il correspond à un compte bancaire sur lequel les encours de trésorerie sont au nom exclusif du syndicat des copropriétaires. Ce compte est ouvert au nom de la copropriété.

Le copropriétaire possède au sein de la copropriété un ou plusieurs lots privatifs (appartement, local commercial, cave…) et une quote-part des parties communes définie par le cahier des charges.

L’assemblée générale ordinaire se tient une fois par an. En application du décret du 17 Mars 1967, le syndic convoque l’assemblée générale. Elle peut toutefois être demandée au syndic soit par le conseil syndical, soit par un ou plusieurs copropriétaires. Le Syndic doit prévenir 21 jours à l’avance au moins, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise aux copropriétaires contre émargement. Le point de départ de ce délai est fixé au lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. En cas d’urgence, ce délai peut être raccourci.

La convocation est formée de l’ordre du jour, le budget prévisionnel et les comptes du syndicat, du contrat de syndic, les devis en cas de prévision de travaux à réaliser.

La désignation du syndic doit être décidé par l’assemblée générale selon la majorité absolue de l’article 25. Le syndic professionnel doit obligatoirement être doté d’une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière ». En aucun cas le président du conseil syndical ne peut se substituer au syndic.

L’assemblée élit à la majorité de l’article 24 son bureau constitué du Président de séance, d’un (des) scrutateur(s) et d’un secrétaire. Seul le président de séance et le secrétaire sont obligatoires, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.

Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez vous faire représenter et ainsi participer aux décisions. Un pouvoir et un bulletin de vote par correspondance sont toujours joints à la convocation. Vous avez la possibilité de le compléter et de le transmettre, à une personne de votre choix (parent, ami, voisin, qu’il soit ou non copropriétaire), que vous chargez de vous représenter en mentionnant son nom sur le pouvoir.

Le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du Syndic, la loi lui interdisant de vous représenter.

Certaines décisions nécessitent le vote positif d’une majorité renforcée de copropriétaires. Pour exprimer vos décisions, la meilleure solution consiste à préciser sur le pouvoir ou sur un courrier d’accompagnement daté et signé vos consignes de vote pour les résolutions concernées.

A savoir : selon l’article 22 de la loi du 31 décembre 1985, une personne ne peut détenir plus de trois pouvoirs sauf si le total des voix dont elle dispose reste inférieur à 5% des voix du syndicat.

Tout équipement apportant des services à plusieurs lots au sein de l’immeuble (ascenseur, piscine, chauffage collectif etc.). Sa gestion et son entretien sont à la charge de la copropriété : ses coûts de fonctionnement figurent dans les charges trimestrielles.

Obligatoire depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR prévoit la constitution d’un fond de travaux pour chaque copropriété de plus de cinq ans, approvisionné par les copropriétaires (généralement reporté sur le montant des charges trimestrielles). Ce fond de travaux a pour but d’anticiper la réalisation de futurs travaux et peut être débloqué suite au vote de l’assemblée générale.  

La feuille de présence liste tous les propriétaires ainsi que leurs tantièmes. Elle permet de noter qui est présent, représenté ou absent à l’assemblée, et de voir si le quorum est atteint pour chacun des points de l’ordre du jour.
 Elle doit être signée par tous les copropriétaires présents, ou par leur représentant.

La loi ALUR (loi pour l’Accès au Logement et Urbanisme Rénové) du 24 mars 2014 a de multiples incidences sur la gestion des copropriétés. Elle a pour but d’améliorer la situation des copropriétés et de soutenir celles qui présentent des difficultés financières ou des dégradations. Elle prévoit notamment :

• l’obligation d’immatriculer les copropriétés au sein du registre national ;
• la création d’une fiche synthétique pour chaque copropriété ;
• l’encadrement de la rémunération du syndic, en distinguant notamment les prestations forfaitaires des prestations exceptionnelles ;
• l’obligation pour les copropriétaires de s’assurer contre les risques de responsabilité civile;
• la mise en place d’un fond de travaux pour chaque copropriété ;
• l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété ;
• la création d’un extranet pour la copropriété.

La loi du 10 juillet 1965 fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Elle précise entre autre la définition des parties communes et des parties privatives, le rôle du conseil syndical et définit les pouvoirs qui sont conférés au syndic (article 18). C’est une loi évolutive, dont les dispositions ont été modifiées à de nombreuses reprises, notamment lors de la promulgation de la loi ALUR du 24 mars 2014.

La loi Élan vient apporter un nouveau cadre plus précis : elle détermine clairement toutes les pièces qui doivent être disponibles sur l’extranet de la copropriété. L’accès doit être sécurisé et libre pour tous et toutes. L’objectif est d’apporter plus de transparence dans la gestion des copropriétés.

Calcul des voix :

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant aux tantièmes de sa quote-part des parties communes.

Il existe différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions à prendre. En cas de silence de la loi ou du règlement de copropriété, c’est la majorité de l’article 24 (dite majorité simple) qui s’applique. Si le quorum requis n’est pas atteint, la résolution peut être, en deuxième lecture, votée à la majorité inférieure.

Majorité simple : article 24

Plus de 50 % des voix exprimées (tantièmes) des copropriétaires présents ou représentés (entretien, travaux d’entretien, budget …).

Majorité absolue : article 25

Plus de 50 % des voix de l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents. La majorité absolue s’applique pour la désignation du syndic et du conseil syndical, lors du vote des provisions pour travaux…).

Double majorité : article 26

Plus de 50 % des copropriétaires en nombre, et représentant au moins 2/3 des voix de la totalité des copropriétaires. La double majorité est requise pour les travaux d’améliorations.

Unanimité

Accord de la totalité des copropriétaires. Elle est nécessaire pour certaines modifications du règlement de copropriété.

A noter : Lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires (Article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Il s’agit de la liste des questions qui seront débattues lors de l’assemblée générale. Lorsqu’un propriétaire souhaite porter un point à l’ordre du jour, il doit signifier sa demande auprès du syndic avant l’envoi de la convocation. Il n’y aura pas possibilité de faire un additif ni une modification de l’ordre du jour après envoi de la convocation. Le syndic pourra ainsi inscrire sa demande à l’ordre du jour. L’assemblée générale procèdera au vote sur les points définis à l’ordre du jour après en avoir débattu.

Le procès verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les décisions prises lors de l’assemblée générale.

Chaque copropriétaire reçoit le procès-verbal dans les jours qui suivent l’assemblée et au plus tard dans les deux mois. Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par l’assemblée et non les débats. Il est approuvé et signé par les membres du bureau en fin de séance.

À compter de sa présentation par le facteur, les copropriétaires opposants ou absents et non représentés disposent d’un délai de contestation de deux mois. C’est pourquoi, certaines décisions prises en assemblée ne sont pas exécutées immédiatement (notamment les travaux soumis à l’article 25 et 26 – sauf urgence).

Le quitus correspond à l’approbation de la gestion menée par le syndic durant l’année écoulée. Il est soumis au vote de l’assemblée générale tenue annuellement : pour « donner quitus » au syndic, la majorité simple doit être recueillie lors du vote.

C’est la proportion de participation aux charges de copropriété pour chaque copropriétaire. Cette unité est également utilisée pour désigner la proportion des votes lors de l’assemblée générale, en fonction du nombre de tantièmes.  

Sans un paiement régulier des charges, le Syndic ne peut pas gérer correctement les parties communes, et c’est tout l’immeuble qui en subit les conséquences.

En cas d’impayé, le syndic se doit d’engager une mesure de régularisation de la situation. Une lettre de rappel est envoyée dans un premier temps, puis une lettre de mise en demeure envoyée en recommandée A/R si les charges ne sont toujours pas acquittés, etc. Tous les frais de recouvrement sont imputés au copropriétaire débiteur (loi S.R.U.).

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires qu’il représente, tant dans les actes de la vie civile, qu’en justice. Il n’est ni le salarié du syndicat, ni le représentant individuel de chacun.

Le syndic participe activement à la préservation du patrimoine commun et défend les intérêts de la copropriété.

Il exerce un métier qui demande de multiples compétences, et s’adresse à des juristes, des bureaux d’études, des fournisseurs, des techniciens et différents prestataires de services.

Le tantième est une unité utilisée pour définir la valeur d’un quote-part (ou pourcentage) de la copropriété détenu par chaque copropriétaire. Le nombre de tantièmes correspond à ce que chaque propriétaire possède (lots privatifs, parties communes, équipements collectifs) au sein de la copropriété. C’est cette unité qui est utilisée pour définir le nombre de voix détenue par chaque copropriétaire lors d’un vote en assemblée générale.

Pour les copropriétaires qui le souhaitent, la consultation des documents comptables (comptes de charges et bancaires, justificatifs de charges) devra se faire de préférence avant que l’assemblée ne se réunisse, afin de pouvoir voter l’approbation des comptes.